PMOの業務引き継ぎでやったことと振り返り(引き継ぎ資料サンプル付き)
3月4月と言えば、引き継ぎの時期。
ということで、ちょうど1年ほど前に、自分のPMOロールを一部引き継ぐことになり、OJTで業務引き継ぎをおこなったので、その備忘録です。
前提: その時は、仲間になりたての人に引き継ぐということで、会社のことや仕事の流れも含めて理解してもらう必要がありました。
目次
受け入れ＆引き継ぎ資料の準備でやったこと
以下のような簡単な引き継ぎ資料を準備。いざ説明したり教えたりする段階で自分の頭がパニックになっても大丈夫なように、伝えるべきことをまとめておきました。
▼どなたでも閲覧可。中身はちょっと削ったり変えたりしてます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16ZVZSDMZ72JPN0FHiC1R3RG4Xvwy96aDGrK8iUbbr44/edit?usp=sharing
直近半年〜1年くらいでどんな業務をしてきたかを、Backlogに課題として登録できるレベルで洗い出し、それがどのくらいの頻度で発生するか、また1回あたりにかかる時間をなるべく具体的に書くようにしました。
自分が何を大切にして仕事をしているか、といった抽象的なことも思い出して書き留めるようにしました。
ここで大事なのは、なるべく漏れなく書き出すことです。
ただし完璧は無理なのと、3ヶ月後に業務の流れや内容がガラッと変わる可能性もなきにしもあらずなので、完成度は80%くらいであれば良い、後から追加することもあるだろう、というゆるい気持ちも持っておくようにしました。
引き継ぎでやったこと
前述の資料は、引き継ぎをお願いする本人にも共有し、一緒に見てもらいながら引き継ぎを進めました。
オリエンテーション: オリエン資料シートを利用
会社のこと→事業内容→ビジョンミッションバリュー→組織体制とメンバー紹介→これからお願いする仕事で大切なスタンス→お願いしたいこと… という感じで、粒度の大きい情報から小さい情報に並べて、徐々に解像度を上げてもらえるようにしました。
仕事の説明: OJTシート「仕事の流れ / ツールを使ってみよう」欄を利用
ある程度仕事の大枠を理解してもらった後に、具体的な仕事の流れの説明と、実際に使うツールのアカウント開設、ツールのお試し利用を行なっていきました。
1つできたら、お互いに「これやったよね」を確認していく意味と備忘の意味を込めてチェックを入れていくようにしました。
業務引き継ぎ（実践）: OJTシート「PMO業務」欄を利用
その下のPMO業務欄は、予め書き出しておいたタスクレベルの業務一覧です。発生したら都度、実践形式で一緒にやりながら引き継ぎをしていくようにしました。
A列は初めはすべて0と書いておき、一度でもやったものは1に変更して、それがお願いしたい業務全体のうち何％かを可視化できるようにしました。
毎日ではないですが、引き継ぐ相手に「今引き継ぎ度70%まできたよ！」などと声かけをするようにしました。
引き継ぎという本来の目的で言えば、１度やっただけでできるようになるとは限らないので「できるようになった」をフラグの条件にしてもよかったです。
が、「やったことがある」が条件として一番シンプルでわかりやすいと感じたこと。かつフラグも比較的すぐに付けやすいので、当人のモチベーション維持にもつながるのでは。という2つの理由から、このようにしました。
なお、個人的には一度やったらひとりでできるようになるとは全く思っておらず、少なくとも同じことを3回やる必要があると思っています。
引き継ぎの振り返り
引き継ぎたい業務一覧は作っておくのが吉
引き継ぎ資料がないよりは作っておいた方がおそらく５億倍くらい良いだろうなと思いました。
特に、引き継ぎたい業務一覧は、自分の頭の整理にもなるし、引き継ぎされる人にとっても全体像が見えるので心理的にも楽なはずです。
業務一覧がもしなかったら「私の背中を追って技を盗め」みたいな5年10年計画になっていた可能性は多いにあるし、全体像が見えない中でお互いにやりとりするのは相当しんどかったと想像します。
引き継ぐ相手を理解した上で引き継ぎができるともっと吉
引き継いでほしい人が、仕事をする上で大切にしていることをある程度把握した上で引き継ぎができると、よりその人が力を発揮できるような、発揮したくなるような伝え方ができたのではと思う。
例えばキャリアアンカーの8つの軸を例に。
キャリアアンカー参考記事
https://next.rikunabi.com/journal/20211115_d01_s/
奉仕・社会貢献志向が強い人であれば、その業務を行うことで周りにどんな良い影響が与えられるかを伝えたら良いかもしれない。
自律・独立志向が強い人であれば、業務の目的と必須要件、現状のやり方を伝えて、マイクロマネジメントはしないで見守ってみたら良いかもしれない。
そんな具合に、その人に合うやり方・合う伝え方ができると、引き継ぎのやりやすさやその後のその人の活躍も変わるのかもしれないなと思います。
この点は私がとても未熟で苦手な領域なので、鍛えたいところです。
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